Avant de réserver un ou plusieurs espaces pour organiser un événement, que ce soit au Domaine de Lonzée ou ailleurs, vous devez valider un certain nombre de critères. Dans cet article, nous avons réuni les quarante questions à se poser avant de réserver une salle de réception.

Certains points peuvent être validés sur base du site internet, d’autres nécessitent une visite sur place ou, au moins, une prise de contact avec le gestionnaire des lieux.

Trouver le lieu de réception : disponibilités

Outre la question de savoir si le lieu est disponible à la date qui vous convient, demandez :

Est-ce que le lieu accepte plusieurs événements en même temps (dans deux espaces différents, par exemple) ?
Si vous organisez une soirée, jusqu’à quelle heure pouvez-vous diffuser de la musique à un niveau sonore élevé ?
A partir de quand aurez-vous accès aux espaces de réception ? Et jusqu’à quand ? En effet, un événement demande un temps de préparation (montage de la décoration, des tables…) et de démontage. Le temps disponible peut avoir un impact direct sur votre niveau de stress le jour J et le nombre de personnes qui devront être présentes pour tout mettre en place.
Est-il possible de revenir visiter la salle avec d’autres personnes (des décorateurs, par exemple) ?

Au Domaine de Lonzée, seul un événement peut avoir lieu. Vous ne risquez donc pas de devoir partager la propriété avec d’autres festivités. Par ailleurs, si vous louez l’orangerie pour un mariage, elle sera mise à votre disposition du vendredi midi au dimanche midi. Ce laps de temps vous permet de tout mettre en place le vendredi après-midi, d’être zen lors de votre journée de mariage puis de venir démonter votre décoration le dimanche matin.

Disposition des espaces

Outre le nombre de mètres carrés de chaque pièce, assurez-vous d’avoir une réponse à ces questions :

Est-ce possible de louer seulement certaines salles ou doivent-elles toutes être louées ?
Combien d’invités pouvez-vous recevoir, dans chaque espace, lors d’un cocktail ? Et pour un dîner assis ?
Pouvez-vous obtenir un plan des salles ?
Aurez-vous accès à des espaces extérieurs (jardins, terrasses…) ?
Où se trouve le parking ? Quelle est sa capacité ?
Est-ce qu’il y a un vestiaire ?
Combien y a-t-il de toilettes ? Est-ce que certaines sont adaptées aux personnes à mobilité réduite ? Est-ce qu’un service de nettoyage, durant l’événement, est inclus ?
Les espaces sont-ils adaptés aux enfants ? Est-ce qu’il y a des lieux dangereux pour eux (étangs non surveillés, escaliers, etc.) ?
Est-ce que les lieux sont accessibles pour les personnes à mobilité réduite ?
Y a-t-il une pièce où vous pouvez vous retirer quelques instants (par exemple, entre la réception et le dîner, dans le cadre d’un mariage) ?
Est-ce qu’un système de chauffage (ou de climatisation) est installé ? Faut-il payer un coût supplémentaire pour le faire fonctionner ?
Quels sont les espaces mis à disposition pour le traiteur ? Est-ce qu’il y a une cuisine professionnelle ?

Matériel mis à disposition

Concernant le mobilier :

Est-ce que la location inclut du mobilier? Si oui, quoi ? Tables, chaises…
Quelles sont les dimensions des tables mises à disposition ?
Les bougies (et/ou brulôts, torches…) sont-elles autorisées? A l’intérieur ? A l’extérieur ? Est-il possible d’en louer ?
Est-ce que du matériel de décoration est disponible (chandeliers, vases…) ? Faut-il payer un supplément ?
Y a-t-il une scène, des micros, un projecteur, un écran… pour les discours ?
Si le matériel n’est pas disponible, pouvez-vous choisir un fournisseur ou est-ce que le gestionnaire de la salle de réception ne travaille qu’avec une liste de prestataires définie ?
Est-ce qu’il y a des installations disponibles pour accrocher la décoration ?
Qu’en est-il d’éventuelles installations pour une soirée (pistes de danse, podiums, enceintes, éclairage, etc.) ?

Organisation de l’événement

Qui sera votre personne de contact durant l’événement ? Sera-t-elle disponible, sur place, durant votre événement ?
Pouvez-vous choisir librement le traiteur ou est-ce que le lieu ne travaille qu’avec une liste définie ? Qu’en est-il des autres prestataires?
Quelles sont les démarches à effectuer pour réserver la salle de réception ?
Que se passe-t-il si vous souhaitez annuler ou reporter l’événement ?
Quel est le prix de la location ? Qu’est-ce qui est inclus ? Quels sont les éventuels coûts supplémentaires à prendre en compte ?
Devez-vous payer une caution ?
Quelles sont les assurances inclues ? Quelles sont vos obligations en termes d’éventuelles assurances à contracter ?
Est-il possible d’organiser une soirée ? Est-ce qu’il y a des limitations (décibels, horaires…) ?
Est-ce que le gestionnaire du lieu propose une liste de personnes de confiance pour gérer le parking, le vestiaire, nettoyer les sanitaires… durant l’événement ?
Est-ce que la proximité avec le voisinage implique des règles particulières concernant les zones de stationnement, le bruit… ?
Les différents accès à la salle et le parking sont-ils praticables en cas de fortes pluies ?

Divers

Quelles sont vos obligations par rapport au ménage après l’événement ?
Pouvez-vous lancer des confettis, du riz… ?
Est-ce possible de louer une ou plusieurs chambres sur place? Si non, le propriétaire de la salle a-t-il une liste de gîtes, chambres d’hôtes, hôtels… à conseiller ?

Concernant l’organisation d’un événement au Domaine de Lonzée, vous trouverez de nombreuses informations sur ce site internet et nous nous tenons à votre disposition pour toute question. N’hésitez pas à nous suivre sur les réseaux sociaux (Facebook ou Instagram) afin de découvrir différents types d’événements organisés au Domaine de Lonzée, la propriété au fil des saisons, etc.