Organiser un événement professionnel ne peut pas s’improviser. C’est souvent un excellent moyen de faire connaître l’entreprise et de développer sa notoriété, s’il s’agit d’un événement à destination de (potentiels) partenaires et clients. Si, par contre, il s’agit d’une journée ou soirée pour vos collaborateurs, c’est la cohésion d’équipe et l’ambiance au sein de votre entreprise qui seront améliorées.
Dans un autre article (à découvrir ici), nous vous expliquons les types d’événements à organiser à destination des employés de votre société. Ci-après, nous vous donnons les principales étapes pour organiser un événement professionnel.
Pourquoi organiser un événement professionnel en Belgique ?
Avant d’organiser concrètement votre activité, la première question à se poser est : « Pourquoi ? ». Quel est l’objectif de votre journée ? Augmenter la notoriété de votre marque ? Intégrer les nouveaux employés ? Remercier vos partenaires ? Lancer un nouveau produit ?
Quel est le public ciblé ? Interne ou externe à l’entreprise ? Connait-il déjà votre société ou est-ce une animation à destination de prospects ?
Quel message souhaitez-vous transmettre ? Quel résultat souhaitez-vous obtenir ?
Quel événement professionnel ?
Lorsque vous aurez défini l’objectif principal de l’événement, le public ciblé et votre fourchette budgétaire, vous pourrez choisir le format qui convient le mieux. Par exemple, les congrès et séminaires sont des idées intéressantes pour échanger avec des professionnels de votre secteur. Une soirée ou un cocktail sont des occasions festives pour discuter avec vos clients dans un cadre moins formel. Les team-building et journées au vert sont idéales pour renforcer la cohésion des équipes au sein de votre société. Les événements de fin d’année permettent de remercier vos salariés, d’encourager les échanges entre eux et de célébrer, ensemble, les victoires de l’entreprise.
Dans cet article, nous vous présentons les formats d’événements professionnels à organiser pour vos collaborateurs.
Où et quand organiser un événement professionnel en Belgique ?
Le choix du lieu et de la date aura un impact sur la réussite de l’événement et le nombre de personnes qui y participeront (périodes de vacances, de fêtes de fin d’année…). Si vous organisez une soirée à destination de prospects, vérifiez le calendrier des activités similaires organisées par vos concurrents.
Assurez-vous que le lieu soit adapté aux activités envisagées. Est-ce que la capacité d’accueil est suffisamment grande ? Est-ce que la zone géographique est adéquate ? Est-ce que l’endroit est facilement accessible ? Si vous ciblez des collaborateurs ou clients répartis dans toute la Belgique, organisez un événement au centre du pays. C’est le cas du Domaine de Lonzée, par exemple, situé à côté de Gembloux, à quelques kilomètres de l’E411 et l’E42, à côté de la N4.
En outre, la qualité des prestations proposées par le gestionnaire du lieu aura un impact direct sur la qualité de votre événement et le souvenir que les participants en garderont. Quel est le niveau d’exigence du propriétaire des espaces de réception ? Est-ce que la location inclut la prestation d’un professionnel pour la partie technique (c’est le cas à Lonzée) ? Est-ce que les espaces intérieurs, et extérieurs, sont propres et bien entretenus ? Est-ce que le parking est praticable par tous les temps et est suffisamment grand ?
Avec quels prestataires, quel matériel ?
Organisez-vous seuls l’événement ou faites-vous appel à des prestataires externes ? Est-ce que le gestionnaire du lieu que vous souhaitez louer impose une liste de prestataires ? N’hésitez pas à demander plusieurs devis par types de prestations. Vous pourriez également vous faire accompagner par un professionnel de l’événementiel.
Par ailleurs, de quel matériel auriez-vous besoin ? Allez-vous l’acheter ou le louer ? Concernant la partie technique de l’événement (micros, écrans…), quel est le matériel inclus dans la location du lieu ? Est-ce qu’une personne sera disponible pour vous accompagner. Au Domaine de Lonzée, par exemple, la location de l’orangerie inclut la prestation d’une personne responsable de la technique (lumières, sons, projections de vidéos…) pour assurer une qualité optimale.
Planification
Etablissez un rétro-planning. Il s’agit d’un calendrier qui se construit à partir d’une échéance (la date de l’événement, dans ce cas-ci). Incluez les tâches à effectuer, les personnes responsables… Prévoyez également un planning précis pour le jour J.
Communication
Communiquer est essentiel pour attirer du monde à votre événement. Dès que vous avez fixé les grandes lignes de votre événement, préparez un plan de communication : quels messages allez-vous diffuser à quels moments ? Via quels canaux de communication (site internet, newsletter, courrier, presse…) ?
Feed-back
Lorsque vous organisez un événement professionnel, planifiez, dès le début, une session de feed-back vous permettant de faire le point sur votre événement. Comment s’est-il déroulé ? Est-ce que l’objectif a été atteint ? Quelles sont les retombées ? A quoi vous faudra-t-il penser lors du prochain événement professionnel que vous organiserez ?