Les activités et autres festivités de fin d’année font partie d’une tradition bien ancrée, et plébiscitée, par les employés. Généralement organisées durant le mois de décembre, elles prennent différentes formes : cocktails dînatoires, soirées, dîners… dans une atmosphère festive et conviviale.
La soirée de fin d’année a pour but de rassembler les acteurs de la réussite de votre entreprise, vos employés et vos partenaires professionnels. Vous les remerciez pour leur fidélité, leur engagement pour votre société et vous les félicitez pour les étapes franchies durant l’année écoulée.
Cet événement doit être à la hauteur des attentes des participants et peut s’avérer complexe à organiser. Ce sera d’autant plus le cas si vous avez de nombreux invités.
Avant de commencer à organiser votre événement d’entreprise de fin d’année
Avant de planifier votre activité, de réserver un lieu, un traiteur… Commencez par définir l’objectif de votre soirée, comme expliqué dans cet article. En fonction de la raison pour laquelle vous souhaitez organiser l’événement, celui-ci prendra une forme différente.
L’un des premiers points à définir, conjointement avec l’objectif, est le type d’invités. Est-ce une soirée réservée à vos salariés ou également pour leur conjoint(e) ? Inviterez-vous aussi vos partenaires commerciaux et vos clients ? En invitant les conjoint(e)s, vous montrez à vos employés votre souci de leur faire plaisir et d’intégrer leurs proches à la vie de la société.
Quel est votre objectif ? Remercier vos clients et/ou vos employés ? Féliciter les personnes les plus investies dans votre entreprise ? Annoncer la stratégie de l’année à venir ? Encourager les discussions entre les membres de tous les départements ?
Un événement pour clôturer l’année est une opportunité privilégiée durant laquelle vos employés et partenaires commerciaux, réunis de façon informelle, seront plus réceptifs aux messages que vous transmettrez. Un environnement dépaysant encourage également les échanges entre les différentes équipes.
Généralement, une telle soirée est l’occasion de faire le bilan concernant les mois précédents, de récompenser vos collaborateurs, d’éventuellement offrir un cadeau à vos salariés. Adressez vos vœux et formulez les prochaines étapes pour votre société. C’est un événement festif qui facilite les échanges et motive les salariés. Plus il sera réussi, plus il marquera les esprits et enverra un message positif vers les participants.
Quel budget ?
Définissez un budget pour votre événement. Il vous aidera, ensuite, à choisir le type d’événement, le traiteur et le lieu. En fonction du budget, vous pourrez également faire appel à des prestataires pour des animations complémentaires.
Quel événement organiser ?
Selon votre objectif, le nombre de participants et votre budget, différentes solutions s’offrent à vous.
Un cocktail dînatoire ou un dîner sont des formules classiques. Si vous souhaitez organiser un événement plus original, pensez à un dîner spectacle (avec des magiciens, musiciens…), une soirée à thème ou un cocktail durant lequel des professionnels proposent des animations. Une autre suggestion serait d’organiser une activité faisant participer tous les invités, avant le dîner ou cocktail.
Dans cet article, nous vous donnons 5 idées de soirées d’entreprise à organiser pour la fin d’année.
Outre le type d’événement, prévoyez les éventuels cadeaux que vous souhaitez offrir aux participants et le discours que vous souhaitez faire.
Concernant le type d’activités, nous travaillons avec différents partenaires (liste non exhaustive à retrouver ici) proposant, notamment : des caricatures, des animations musicales intégrant vos invités, une soirée dansante (DJ, son & lumières…), etc.
Quel lieu choisir pour votre événement d’entreprise de fin d’année ?
Parallèlement au choix du lieu, sélectionnez la date de votre soirée. Les agendas sont souvent chargés en fin d’année, pensez donc à l’annoncer tôt.
Le lieu doit correspondre à votre entreprise (valeurs communes, situations géographiques cohérentes…) et au type d’événement que vous souhaitez organiser. Sa location doit rentrer dans votre enveloppe budgétaire et réservez-le suffisamment tôt pour vous assurer qu’il est libre à la date sélectionnée. Il doit bien sûr pouvoir accueillir tous vos invités (jusqu’à 350 personnes assises, 800 debout à l’intérieur de l’orangerie du Domaine de Lonzée).
Par ailleurs, un cadre d’exception et/ou des animations d’envergure démontrent la bonne santé de votre entreprise et participeront au souvenir positif laissé par votre événement. Vous offrez alors une image positive et optimiste qui ne pourra que fidéliser vos partenaires et réjouir vos salariés.
Si vous proposez des boissons alcoolisées, préférez un lieu accessible en transports en commun.
Les prestations
En fonction de votre budget et de la thématique de votre soirée, sélectionnez un traiteur. Découvrez sur cette page les traiteurs avec qui nous travaillons. Nous vous aiderons à choisir celui qui correspondra le mieux à vos attentes.
Outre le repas, pensez aux éventuelles animations. Retrouvez ici une partie de nos partenaires événementiels.
Communiquez
Dès que vous avez défini les grandes lignes de votre événement, communiquez. Envoyez, a minima, un « save the date » à vos participants afin qu’ils bloquent la date dans leur agenda.
Souhaitez-vous organiser votre événement de fin d’année à Lonzée ? Nous sommes à votre disposition pour vous proposer un devis et vous accompagner dans la conception de votre événement au Domaine de Lonzée. Nous vous aiderons à sélectionner des prestataires de qualité, selon vos contraintes, parmi nos partenaires. N’hésitez pas à nous contacter.
