Cette année 2022 commence avec beaucoup d’incertitudes, notamment liées à la crise sanitaire. Les doutes imposés par le Covid rendent l’organisation d’événements compliquée. Toutefois, le travail à distance et les confinements successifs, depuis deux ans, confirment le besoin de se retrouver, de passer du temps ensemble.

Trois grandes catégories d’événements se profilent pour 2022. Certaines sont de réelles tendances de fond qui se renforcent depuis quelques années. D’autres seront d’application pour les mois à venir mais qu’en est-il pour le futur ? Toutes impactent tant les événements pour vos employés que pour vos clients et autres partenaires. Considérez-les dès le début de la préparation de votre activité.

La grande tendance 2022 des événements professionnels : L’avènement de l’hybride

C’est la grande tendance depuis quelques mois. La crise sanitaire nous a contraint à organiser des activités totalement virtuelles : réunions à distance, formations en ligne, apéritifs entre collègues derrière son écran… Actuellement, le télétravail est encore fortement encouragé mais les réunions en présentielles sont autorisées, en respectant des règles sanitaires et de distanciation sociale.

Ces événements totalement à distance ne peuvent pas remplacer les réunions en présentiel. Nous avons besoin de passer du temps ensemble, même si ce n’est que ponctuellement. En 2021, ce fut l’avènement de l’événement hybride, ou phygital. Celui-ci est à mi-chemin entre l’activité 100% en ligne et la rencontre physique.

Profiter efficacement des avantages offerts par les outils technologiques tout en cultivant le caractère humain du rassemblement constitue l’enjeu principal des professionnels de l’évènement pour les années à venir.

Un événement phygital rassemble une audience présente physiquement ainsi que des participants à distance, tous assistant à l’événement en simultané. Il cumule donc les éléments :

• d’un rassemblement physique : intervenants et public dans une même pièce…
• d’un rassemblement digital : plateforme en ligne, captation vidéo, nombre illimité de participants…

Avec ce format hybride, vous réunissez autant de personnes que vous le souhaitez, le rapport qualité-prix est intéressant et l’impact écologique est meilleur. Toutefois, vous devez concevoir deux événements en un et veiller à ce que le public à distance puisse interagir. La qualité du matériel de retransmission en directe, du son et de la connexion internet doivent être excellentes.

Si vous réservez l’orangerie du Domaine de Lonzée pour un événement professionnel, la location inclut la prestation d’une personne spécialisée. Celle-ci connaît le matériel que nous mettons à votre disposition et assure la qualité technique de votre conférence.

Les événements à l’heure du Covid

Ce n’est pas un type d’événement en tant que tel mais un ensemble de bonnes pratiques. Dans cet autre article, nous vous donnons des pistes concrètes pour proposer une activité respectant les règles sanitaires.

Actuellement, en cette période incertaine de restrictions sanitaires, nous vous conseillons de vérifier ces points, avant de louer un lieu pour votre prochain séminaire :

• Est-ce que les sanitaires sont nettoyés durant un événement ? Si ce n’est pas systématique, devriez-vous l’envisager ? Si oui, est-ce que le gestionnaire du lieu peut vous proposer la prestation d’une personne chargée de les nettoyer pendant votre séminaire ?
• Est-ce que les salles sont suffisamment grandes pour respecter les règles de distanciation sociale? Sont-elles aérées ? Est-ce envisageable d’organiser une partie de l’événement à l’extérieur ?
• Devriez-vous répliquer votre conférence et l’organiser devant plusieurs petits groupes successivement ? Quel serait le tarif pour louer les espaces durant une plus longue période et ainsi répartir les convives entre plusieurs créneaux horaires ?
• Quelles sont les conditions d’annulation? Sont-elles claires ?

Par ailleurs, quelle est la disposition de la surface louable ? Est-ce une grande salle ou plusieurs salles de réunion ? L’orangerie du Domaine de Lonzée, par exemple, est composé d’une très grande pièce de 450m2 et d’une plus petite pouvant faire office de vestiaire et/ou de salon. De plus, des cloisons sont mises à votre disposition pour créer plusieurs espaces. Le château, quant à lui, est composé de trois salons et d’un grand hall d’entrée pour vos événements.

Les événements écoresponsables

Depuis quelques années, et encore plus depuis la pandémie mondiale, l’impact écologique d’un événement importe. Cela sera d’autant plus le cas si le développement durable fait partie des valeurs fortes de votre entreprise ou si c’est une préoccupation de vos employés et/ou de vos clients.

Voici quelques conseils pour prendre en compte cet impact écologique :

• Favorisez les transports en commun, le covoiturage entre vos salariés et/ou choisir un lieu à proximité de chez eux
• Préférez les circuits courts: traiteurs travaillant avec des producteurs locaux…
• Choisissez une vaisselle (et plus largement du matériel) réutilisable plutôt que jetable
• Limitez et triez vos déchets
• Privilégiez les supports de communication digitale

Avènement du phygital, contraintes sanitaires et prise en compte de notre impact écologique sont les trois tendances pour les événements professionnels en 2022. Nous vous encourageons à en tenir compte lorsque vous organiserez votre prochain séminaire ou autre activité avec vos salariés ou partenaires.

Nous sommes à votre disposition pour vous aider à concevoir votre événement au Domaine de Lonzée. Nous vous aiderons à sélectionner des prestataires de qualité, selon vos contraintes, parmi nos partenaires. N’hésitez pas à nous contacter.