Les années 2020 et 2021 sont fortement chamboulées par la crise sanitaire du Covid-19. Organiser un événement devient compliqué, mais pas impossible, selon les règles sanitaires en rigueur. Dans cet article, nous vous proposons quelques astuces concernant l’organisation d’un événement durant cette période de pandémie du Covid-19, au Domaine de Lonzée ou ailleurs. Ce sont des conseils pratiques et cet article sera régulièrement mis à jour. Toutefois, il doit être consulté en supplément des règles en vigueur imposées par l’Etat.

Les événements d’entreprise, durant cette période de pandémie, sont d’autant plus importants puisqu’ils sont une opportunité pour engager les salariés, encourager les liens entre eux et favoriser leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Annulation ou report d’un événement en période Covid-19

Avant de réserver un lieu pour votre événement, assurez-vous des conditions d’annulation ou de report. Quelle est la politique d’annulation, de la salle de réception, si vous devez annuler votre événement ? Récupérez-vous la caution ? Dans sa globalité ? Pouvez-vous reporter votre événement, sans frais additionnel ? Posez également ces questions aux autres prestataires (traiteurs, photographe…).

Informer les participants

Avant l’événement, axez votre communication sur la sécurité. Informez vos convives en insistant sur les mesures mises en place, les éventuelles obligations (port du masque…), etc.

Distanciation sociale et signalétique

Outre le nombre d’invités, des règles de distanciation sociale doivent également être respectées (selon les mesures gouvernementales en cours). Est-ce que le lieu que vous avez loué est suffisamment grand pour respecter les distances entre les participants ? Comment allez-vous faire respecter la distance entre chaque participant ? Idéalement, louez un espace d’une grande superficie et installez des tables, pour des petits groupes, éloignées les unes des autres.

Afin de faciliter les déplacements, prévoyez une signalétique adaptée pour les sens de circulation et des affichages pour rappeler les règles à respecter (distances, lavage des mains…). L’entrée et la sortie du lieu doivent être distincts.

Hygiène et propreté

Est-ce qu’il y a un bon système de changement et circulation de l’air, les lieux fermés sont-ils bien aérés ? Les espaces doivent être minutieusement nettoyés et désinfectés avant l’arrivée des participants (à bien valider avec le gestionnaire des lieux). Le matériel nécessaire durant la journée, ou soirée, doit également être désinfecté et immobilisé, idéalement durant 72h (délai durant lequel le virus reste viable sur les matériaux dont le plastique). Pensez également à engager du personnel pour nettoyer les sanitaires durant l’événement, les micros entre chaque intervention… D’ailleurs, multipliez le nombre de micros et d’écrans (s’il y a des projections) afin d’éviter les regroupements. Dans le cadre d’un événement professionnel, tel qu’un séminaire, prévoyez suffisamment de matériel pour les participants (bloc-notes, stylos…) afin qu’il n’y ait pas d’échange d’objets entre eux.

Avez-vous prévu suffisamment de flacons de gel hydroalcoolique (des distributeurs automatiques, de préférence) devant les entrées et endroits de passage, ainsi qu’à chaque table ? Pensez également à distribuer des masques (que vous pourriez faire imprimer aux couleurs de votre événement, par exemple), à disposer de thermomètres frontaux sans contact, à demander aux participants de se laver les mains régulièrement…

Les espaces extérieurs

Si la météo est clémente, installez des tables et chaises dehors. Avant de réserver votre lieu, pensez à valider avec le gestionnaire les différentes possibilités en cas de beau temps. Quels sont les espaces extérieurs mis à votre disposition ?

Retransmission en direct

Les mesures imposées par l’état ne vous permettent peut-être pas d’inviter le nombre de personnes que vous auriez souhaité. Dans ce cas, vous pourriez retransmettre en direct l’événement pour que tout le monde puisse y assister à distance. Lors de la préparation de l’événement, renseignez-vous pour savoir quel est le matériel audiovisuel disponible dans le lieu que vous souhaitez louer. S’il n’y a pas (assez) de matériel, pensez à le louer ou à faire appel à une équipe technique pour assurer un film de bonne qualité et une retransmission en direct.

Outre la rediffusion, vous pouvez envoyer, à l’avance, un coffret aux participants à distance contenant, par exemple, des objets à l’effigie de l’événement, des gourmandises, un plateau repas pour se sentir plus intégré à l’événement…

Des activités différentes

Vous comptiez organiser une soirée dansante ? Et si vous la remplaciez par un concert (à l’extérieur, de préférence) en imposant des distances entre les spectateurs ? Vous pourriez placer les chaises à des distances respectant les normes sanitaires, tout en demandant qu’elles ne soient pas déplacées. Vous pourriez également organiser une balade musicale. Plusieurs groupes musicaux jouent dans le parc et les invités se baladent d’un espace à l’autre.

Par ailleurs, certaines activités de team-building ne requiert pas de contact physique entre les participants. C’est, par exemple, le cas de certaines enquêtes policières qui peuvent même être organisées à l’extérieur. Limitez le nombre de personnes par groupe et, en cas d’activités créatives, prévoyez des équipements pour chaque participant afin d’éviter de toucher le même matériel.

Vous souhaitez organiser un événement au centre de la Belgique, à côté de Gembloux ? Contactez-nous, nous serons ravis de vous présenter notre orangerie de 700 mètres carrés (dont la salle de 450 mètres carrés) et les différents aménagements que nous pouvons mettre en place, au Domaine de Lonzée, pour organiser votre événement, privé ou professionnel, tout en respectant les normes sanitaires.